Optimización y beneficios son un tándem indiscutiblemente inseparable. Si algo funciona de forma óptima, de forma inevitable se traducirá en beneficios. Esto no solo se aplica al mundo laboral, en cualquier ámbito la optimización redunda en aspectos beneficiosos. Por ejemplo, una bicicleta que funcione óptimamente, permitirá a quien al utilice llegar a su destino en menor tiempo, facilitará la práctica del ejercicio y favorecerá al organismo. Del mismo modo, un vehículo que funcione en condiciones óptimas, producirá menos contaminación, consumirá menos combustible con el consiguiente ahorro y no sufrirá averías. Estos sencillos ejemplos nos proporcionan una idea de cómo lo que bien funciona, bien resulta.
De ahí que en los últimos tiempos se de tanta importancia a la optimización de las tareas que se realizan y ejecutan en los entornos empresariales. Si todo el conjunto de tareas que deben realizarse en una empresa, se ejecutan de manera óptima, los resultados, serán óptimos. Es decir, beneficiosos a todos los niveles, incluyendo, lógicamente, el económico.
Cada vez son más numerosos los diferentes programas que sirven de soporte para lograr la máxima optimización de las empresas. Desde programas genéricos que abarcan todo lo necesario para optimizar pequeñas y medianas empresas, hasta softwares más específicos en función de cada uno de los departamentos que componen las empresas. Como ejemplo, podemos citar Micrologic, expertos en soluciones de gestión empresarial que ofrecen todo tipo de soporte informático para optimizar empresas y departamentos. A día de hoy, eficiencia y optimización dan como resultado beneficios por lo que la optimización de los recursos, se coronan como los pilares fundamentales del éxito empresarial y la sostenibilidad a largo plazo. Los programes de gestión emergen y proliferan como herramientas indispensables para que las empresas lo logren.
Este tipo de soluciones tecnológicas, son cada vez más sofisticadas y no solo simplifican una amplia variedad de procesos operativos y administrativos, al mismo tiempo, ofrecen una visión clara, precisa y actualizada del estado general de una empresa. Sin olvidar que los programas de gestión se han convertido en el aliado perfecto para la gestión del talento humano, la optimización de la cadena de suministro, la administración financiera y la relación con los diferentes clientes, entre otros aspectos.
En que consiste un programa de gestión
Antes de continuar, debemos saber qué es eso de los programas de gestión, aunque a día de hoy, quien más y quien menos, tiene una ligera idea de lo que puede ser este tipo de software. No obstante, se conoce como programa o sistema de gestión empresarial a las herramientas diseñadas para automatizar y facilitar la administración de las diversas áreas que componen una empresa. Este tipo de programas, hacen posible gestionar de forma eficiente desde la nómina de los empleados y los recursos humanos, hasta la gestión de cada proyecto y la administración empresarial. Los mejores programas incluyen sistemas ERP (Entreprise Rsource Planning), CRM (Customer Relationshio Management) y sistemas de gestión de proyectos. De esta manera, por citar un ejemplo, la gestión de nóminas, se transforma de tal manera que los procesos que antes requerían horas y horas de trabajo manual, se completen en cuestión de minutos y con un mínimo margen de error.
Como decimos, existen diferentes tipos de sistemas de gestión empresarial, cada uno de ellos, enfocados en los diferentes aspectos de la empresa. Veamos algunos de ellos con mayor detenimiento.
Los sistemas de gestión empresarial integran y gestionan todos y cada uno de los procesos de negocio que componen la empresa.
Los programas de gestión de empresa, estás diseñados específicamente para simplificar la administración de las operaciones que se ejecutan diariamente en cada empresa y área de la misma.
El software de gestión de empresa se utiliza para facilitar la planificación, ejecución y seguimiento de proyectos y recursos.
En función de la elección del programa a utilizar, se puede marcar la diferencia entre la manera que se visualiza la información y se actúa sobre la misma en los aspectos críticos del negocio. Dentro de este contexto empresarial, podemos citar el programa de control de vacaciones de los empleados que, gracias a la ayuda de un adecuado programa de gestión, simplifica la administración de las ausencias y mejora la satisfacción del personal, al mismo tiempo que contribuye directamente en una gestión eficiente del tiempo de trabajo.
Llegados a este punto, la elección o selección del programa adecuado es un paso crucial de gran relevancia que depende de las características y necesidades específicas de cada empresa. Aspectos como el tamaño de la misma, el sector al que pertenece y las funcionalidades que requiera, son determinantes para tomar la decisión más acertada. A estos factores de vital importancia, podemos añadir la facilidad de uso del programa. Si disponemos de una interfaz amigable y accesible, se fomenta la adopción rápida por parte de los usuarios. Esto permite maximizar la eficiencia. Si el programa posee además la capacidad de integrarse de forma fluida con el resto de programas que se utilizan de forma cotidiana, se permite lograr una gestión más eficiente y obtener una visión unificada de cada operación.
No resulta menos importante aunque lo citemos en último lugar, el hecho de que los programas de gestión empresarial cumplan con la normativa y la seguridad, sobre todo cuando nos encontramos en un contexto en el que crecen las amenazas cibernéticas. Por lo que hay que elegir el programa que mayores y mejores garanticas ofrezca en este sentido.
Ventajas y beneficios que conlleva la implementación de un programa de gestión
Un programa de gestión para empresas se diseña con un objetivo principal: ofrecer a los usuarios múltiples funciones para cubrir las numerosas áreas que conforman una empresa. La finalidad de este objetivo no es otra que lograr una optimización de los recursos, una reducción de los gastos y un incremento de la productividad. En otras palabras, los programas de gestión empresarial, permiten simplificar los procesos mientras se facilita y fomenta la comunicación entre las diferentes áreas de trabajo.
En la actualidad, existen numerosos programas de gestión para las empresas. Los mismos, pueden estar ubicados en la nube o en la misma infraestructura de la empresa. Suelen destacar por contar con un diseño que permite trabajar en varios idiomas, diferentes ubicaciones, divisas y legislaciones, al mismo tiempo que permiten la división entre locales y países, e incluso, expandir el negocio debido a que son intuitivos, asequibles y adaptables a las necesidades de cada momento.
Dentro de las funciones que realiza un programa de gestión empresarial, podemos destacar que realizar una gestión integral de los servicios. Siendo los más destacados los centrados en la organización de las tareas para los trabajadores, el control de horarios de cada tarea y turno, la generación automática del planning, consultas de posición de los trabajadores y grabación de tiempos o costes de servicio.
Añadiendo el hecho de poder agendar tareas o generar un calendario completo con los servicios a realizar, imprimir los mismos o poder realizar consultas online. En la mayoría de los casos, además, permite trabajar desde cualquier lugar y dispositivo, siempre que se tenga acceso a internet. Sin olvidar que cuentan con sistemas que facilitan realizar el cálculo y la facturación de los diferentes servicios prestados, entre lo que se pueden incluir los costes, materiales y horas, según proceda. Esto conlleva un ahorro de tiempo en la elaboración de facturas que se generan de forma mecánica.
A la hora de elegir el mejor programa para cada empresa, es esencial tener en cuenta algunos aspectos que ayuden a tomar la mejor decisión sobre el programa de gestión más adecuado para cada necesidad.
Primero debemos tener en cuenta que el programa debe ofrecer módulos que permitan adaptarse a cada particularidad de la empresa.
Por otro lado, el diseño y el software deben garantizar la migración segura de todos los datos que se incluyan en el programa.
Resulta ideal que cuente con un soporte para la formación, de manera que los usuarios puedan aprender a gestionar y utilizar todas sus funciones.
El tiempo de carga debe ser rápido y el sistema, ágil. De esta forma se evita la necesidad de descargar aplicaciones que aumenten los costes.
Indispensable que ofrezca un servicio de soporte técnico capaz de solventar cualquier problema que surja.
Es recomendable optar por un programa de cuente a su vez con programas internos que permita y faciliten la interacción entre los diferentes departamentos de la empresa.
Teniendo en cuenta estos aspectos esenciales, la mayoría de los programas de gestión empresarial, ofrecen lo necesario. Aun así, la gran mayoría de ellos, ofrecen esto y mucho más, puesto que se diseñan para cumplir con todas estas necesidades y ofrecen características específicas de cada sector y departamento. Cada programa dispone de sus correspondientes apartados a los que solo pueden acceder los empleados autorizados. Es decir, los empleados no pueden acceder a la página de recursos humanos, así como el departamento de recursos humanos, no tiene por qué tener acceso al departamento de finanzas.
En cualquier caso, los softwares informáticos desarrollados para gestión empresarial, se han convertido en la herramienta esencial e indispensable necesaria para que cualquier empresa o negocio, funcione de manera óptima y eficiente, con el mínimo esfuerzo.
