¿Sabes eso de que “Hacienda somos todos”? Bueno, según parece, somos todos hasta que uno comete un error, y entonces Hacienda ya no somos todos, soy yo: porque soy yo la que tiene que pagarle el multazo a Hacienda, la que tiene que darle explicaciones, enseñarle mil facturas a ver si me libro del sablazo…
Eso de Hacienda somos todos está muy bien, pero es que es mentira. Una al final tiene que sacarse las castañas del fuego solita, que investigar solita, que buscar asesoramiento para no cometer un error solita… pero nos han vendido que somos todos como un politiqueo que diga “Coño, esta gente parece que también se preocupa por nosotros, ¡qué bien!”. ¿Y dónde están todos esos políticos para echarme una mano cuando, por no entrar una mísera factura que se me olvidó, me retienen la RENTA casi UN AÑO ENTERO?
Buena no soy, pero tonta tonta, tampoco. Y, para que todos dejemos de serlo, voy a darte un listado de errores que NO debes cometer con Hacienda. Porque Hacienda NO somos todos, y ya es hora de acabar con esa moto que nos intentan colar por todas partes.
No declarar todos tus ingresos, que es lo que me pasó a mí
Yo tengo una empresa de escritura que funciona divinamente gracias a escribir artículos, a corregir libros, a escribir libros para otras personas (como escritora fantasma) o, incluso, gracias a poner en redes sociales algunos post bien elegidos que aumente los seguidores de las empresas, que es lo que se conoce como community managament.
Puedo enviar, literalmente, cerca de 20 facturas a la semana, pero no te escandalices porque, de esas 20 facturas, al final solo me aceptan 5 y se acaban emitiendo dos. Eso quiere decir que, aunque haga y envíe a mis clientes 20 facturas, solo mando al asesor dos, porque son las que me han dado el visto bueno para continuar. ¿Tú te imaginas lo que es para mí, que soy una cabeza totalmente inquieta, llevar el control de qué he enviado, qué me han aceptado y qué no, y qué debo enviar a Hacienda o archivar hasta que el cliente se decida? ¡Un verdadero caos!
Pero estas cosas no las ve Hacienda: ellos ven que le has enviado 3 facturas, con tanto de IVA, de IRPF y de ingreso, y si hay un descuadre porque tus ingresos son menores que lo que has declarado… pues pasa algo. Es aún peor, te confieso, cuando te pasa al revés, como me pasó a mí: que envié dos facturas y tendría que haber enviado tres. Claro, Hacienda mira mis ingresos, que ese mes han sido 800€, y yo solo he enviado dos facturas que juntas son 500€. Y piensa “un momento… ¿dónde están los otros 300€ que ha ingresado”?.
Y si no eres capaz de darle respuesta porque en ese momento no te acuerdas, empiezan los problemas: “¿Trabajará en negro? ¿Habrá aceptado un trabajo sin declarar? ¡Multa!”. Por eso, por favor, no seas como yo y lleva un buen control de tu facturación. No te dejes ni una, controla muy bien lo que envías y lo que no, y contrólalo todo. Si no te ves capaz de hacerlo, que un asesor lo haga por ti. Eso sí, acuérdate de enviarle todas las facturas para que las pueda enviar.
Mezclar dinero personal con el de tu negocio, un error que te costará carísimo
Yo aprendí esto a las malas, porque no tenía ni idea de que esto podía empezar cuando abrí la empresa. Pero pasa, y cuando pasa… ya no hay vuelta atrás.
Una de las peores cosas que puedes hacer es meterlo todo junto en la misma cuenta del bando. ¡Yo lo he hecho muchas veces y durante mucho tiempo! Y hasta qye no me llevé un susto, no entendí lo importante que era dividirlo. Puedes dividirlo de muchas formas: ten una cuenta de banco personal para tu día a día y otra para la del trabajo, por ejemplo; crea cuentas meta si tu banco lo permite, ingresa el dinero en ellas y olvídate de que existen, que es ortra opción. Y, como esta, muchas opciones más.
No sé si sabes qué es una cuenta meta, esto es lo que yo uso: son subcuentas dentro de la cuenta principal. Yo tengo mi cuenta en el banco, y a parte subcuentas a las que nombro como “IVA”, “Préstamos”, o cosas así, y cada vez que recibo un ingreso, desvío tanta cantidad a cada una de ellas, y me olvido de que existen. Cuando llega el momento de pagar el IVA o los préstamos, solo tengo que sacarlas de las cuentas meta y meterlas en la cuenta principal y listo.
¿Por qué te aconsejo esto? Porque tener dinero en la cuenta es muy goloso, sobre todo cuando quieres salir con tus amigos y pasárlo bien. Si ves tanto dinero en tu cuenta, puedes no pensar “El mes que viene se cobran el IVA, y necesito tanto dinero en la cuenta para que se lo conbren”, y entonces lo gastas. ¿Y qué pasa si no apartas el dinero que NO es tuyo, porque el IVA no es tuyo, y lo gastas? Que cuando hay que pagarlo y no tienes dinero. ¿Y qué pasa si no tienes para pagar el IVA? Que empiezan los problemas con Hacienda, esos problemas que nadie quiere…
Por eso, aparta el dinero, no te lo gastes, porque no te pertenece. Te salvarás en el trimestral del IVA, créeme.
Confiar ciegamente en el asesor (y desentenderte)
A ver, sí o sí, si no sabes nada de contabilidad o de presentar facturas o hacerte el IVA y la RENTA, necesitas a un asesor que haga todas estas cosas por ti. Pero claro, el asesor necesita recibir ciertas cosas de ti para poder trabajar, y eso va a depender más de ti que de él. El sabe hacer las facturas y enviarlas a Hacienda, sabe cómo entrar el impuesto del IVA, de la RENTA, del IRPF… y, si tú no sabes, te va a salvar el culo cada trimestre y cada año, eso es indiscutible.
PERO, y este es el pero, porque en todos los apartados va a haber uno, si tú no le envías todo lo que necesitas (las factuas que has emitido, por ejemplo, o las facturas de las cosas que has comprado para tu empresa), pero él no puede ser adivino. Él trabaja con lo que tú le das, y si te faltan cosas por darle y entrega las cosas a Hacienda con ese fallo en la elaboración, pues no va a ser culpa suya, sino tuya.
Los expertos de Capellas i Associats, asesoría para empresas y autónomos en Girona, me aconsejaron que lo más inteligente es que te busques a un asesor humano y presencial (no a una IA por internet). Necesitas a una persona con la que puedas hablar todos los días, si es necesario, para preguntarle todas tus dudas, qué tienes que enviarle y qué no, cómo y cuándo se lo envías… Mi asesor es humano y presencial, y creo que tener uno online sería un gran error.
Por eso, te aconsejo que te busques a una persona que trabaje en tu ciudad, y que te acuesdes de enviarle TODO lo que hagas y factures en tu empresa, porque él no va a poder adivinar si te falta algo o no hasta ver el aviso de Hacienda o ver el descuadre entre ingresos y facturas.
Dejar todo para el último día, algo en lo que los expertos somos humanos
Los humanos somos expertos en dejarlo todo para el último momento, no sé por qué. Le tenemos un gusto excepcionar en dejarlo todo para el final y alimentarnos de esos nervios, estrés, y angustias que se crean cuando tenemos unas prisas del demonio. Sabemos que esto va a pasar, cuándo se entregan las facturaciones, cuándo se hace el IVA, la RENTA… y, aun así, SIEMPRE entregamos las cosas y hablamos con el asesor en el ÚLTIMO MOMENTO.
Y entonces, cuando se recibe una llamada del asesor que te dice (como me pasó a mí), “Oye, ¿te falta una factura por entregar? Tienes unos ingresos en el banco de X, y tú me mandas facturas por el valor de Y. Hay un descuadre de cado 900€. ¿Te has olvidado de enviarme una factura el mes de abril? Revísalo y envíamela cuanto antes”. El problema es que ese cuanto antes tiene que ser CUANTO ANTES DE VERDAD, para ayer, porque la renta se echa en dos días.
Ahora, tienes que mirar cada mes, cada correo que le has enviado a tu asesor, compararlos con las facturas que tienes e intentar averiguar, como sea, qué factura se te ha olvidado enviarle. ¿Y si no lo averiguas, y no descubres que no hay factura que no le hayas enviado? ¿Qué vas a hacer? Pues aguantarte porque ya no tienes tiempo para remediarlo, ¡se te ha venido todo encima por no hacerlo mes a mes y tenerlo todo controlado!
Sé que nuestra manía de “Bueno, mañana lo hago”, es muy poderosa, ¡pero en las cosas con Hacienda eso no vale! Recuerda que Hacienda somos todos para pagar, pero no para que te salven el culo si cometes un error. NO lo dejes todo para última hora, por favor, sé responsable t ten todas las cosas al día para que estos disgustos no te pasen. ¡Por favor!
Borrar los documentos y facturas una vez se los mandas al asesor
En serio, ¿por qué haces esto? ¿Por qué? Sé que es bueno confiar en tu asesor, pero es que ya no hablamos de fallos humanos, ¡sino de fallos tecnológicos y digitales! ¿Te imaginas que le mandes al asesor toda la facturación del 2026, que lo borres todo porque ya lo tiene él, y que de repente se le joda el ordenador a tu asesor por un apagón mundial, como el que hubo el año pasado? ¿O que la nube donde él tiene todas las cosas sea hackeada y atacada, y la competencia le borre todos los datos de repente? ¿Crees de verdad que estas cosas no pasan? Pues pasan, y más a menudo de lo que crees.
La competencia está deseando joder a sus competidores, pero en este caso hay terceros de por medio que pueden salir mal parado: sus clientes. Pero no son clientes cualesquiera, son clientes que les han entregado sus facturaciones, datos de clientes, y que esperan que se les haga los impuestos para poder pagarlos. ¡Y de repente un hacker les ha atacado y vaciado todas sus carpetas a solo una semana antes de la entrega de impuestos! Y, para rematarlo… como tú no habías pensado en esto, has borrado todas tus carpetas porque ya las tenía el asesor.
De verdad, es bueno confiar en tu asesor, ¡es más que bueno, porque lo necesitas y sabe lo que se hace con el Estado!, pero confiar en que, como tiene todas tus cosas, todo está bien, ¡es un gravísimo error que no puedes permitirte! NO borres nada, nunca. Yo tengo facturas desde que empecé en 2020, y ahí se van a quedar por si algún día Hacienda me reclama algo y el asesor me dice: “Oye, pásame la factura número 128 del año 2022”. Pues voy a la carpeta, la busco, y se la paso… que es lo que tú no vas a poder hacer si borras todas tus cosas cuando se las pasas a él.
No, te aconsejo, por favor, que, una vez les mandes las cosas al asesor, las guardes. Aunque sea en un disco duro externo que solo uses para la empresa, o en tu nube, o las imprimas y las guardes en archivos físicos. Hazlo COMO QUIERAS, pero hazlo, porque después te aseguro que te vas a arrepentir, si no lo haces.
Y, como estos, mil errores más que puedes cometer
Los humanos tenemos la costumbre de anestesiarnos para no preocuparnos demasiado, pero es que eso nos puede joder bien con Hacienda. Eso de intentar relajarnos y pensar “no pasa nada, todo está bajo control”, es un gravísimo error cuando eres autónomo.
Te aconsejo, por encima de todo lo que te he dicho hasta ahora, que lo revises todo siempre, lo que entregas y lo que no, que mantengas siempre el contacto con tu asesor y que, por encima de todo, recuerdes que la empresa es tuya: si hay un error, el asesor te lo va a comunicar… pero eres tú quien va a tener que hacerse cargo económica y legalmente. Tenlo en cuenta.
